INFORMAZIONI RESE SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

NELL’AMBITO DELLE SEGNALAZIONI DI ILLECITI

 

Le seguenti informazioni sono fornite agli interessati, ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE n. 679/2016 (di seguito "GDPR"), e riguardano i trattamenti di dati personali relativi alla segnalazione di illeciti (Whistleblowing), secondo quanto disposto dal D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 (Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937, c.d. “Decreto Whistleblowing”), nonché dalle Linee Guida A.N.AC. di cui alla Delibera n. 311/2023.

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

ICONTO S.r.l. con sede legale in Roma, via G.B. Morgagni n. 13 e pec protocollo.iconto@pec.infocamere.it (“Titolare” oppure “Società”) è Titolare del trattamento dei dati personali relativi alla segnalazione di illeciti.

Il Responsabile della protezione dei dati / Data Protection Officer (RPD / DPO) nominato dal Titolare si può contattare al seguente indirizzo di posta elettronica dpo.iconto@pec.infocamere.it

2. FINALITA E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

I dati personali acquisiti attraverso il canale di segnalazione interna, ivi inclusa la piattaforma dedicata raggiungibile all’indirizzo https://iconto-infocamere.segnalazioni.net, concernono presunte condotte illecite delle quali il segnalante sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro, servizio o fornitura con il Titolare.

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

• acquisizione delle segnalazioni di illeciti riguardanti disposizioni normative nazionali o dell'Unione europea che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione pubblica (art. 1 e 2, comma 1, lett. a), del D.Lgs. n. 24/2023);
• istruttoria delle segnalazioni volta a verificare la fondatezza di quanto segnalato, nonché, se del caso, adottare adeguate misure correttive e intraprendere le opportune azioni disciplinari e/o giudiziarie nei confronti dei responsabili delle condotte illecite;
• effettuazione delle attività previste dalla legge ai fini della gestione della segnalazione (art. 5, comma 1, lett. da a) a d), del D.Lgs. n. 24/2023);
• protezione dei soggetti che presentano le segnalazioni e degli altri soggetti tutelati, secondo quanto disposto dal D.Lgs. n. 24/2023;
• esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o stragiudiziale, qualora si rendesse necessario a seguito della segnalazione, sempre nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 12 D.Lgs. 24/2023.

I dati personali trattati sono, di regola, dati personali comuni (dati anagrafici e di contatto, luogo e data di nascita, livello gerarchico, area aziendale di appartenenza, ruolo aziendale, tipo di rapporto intrattenuto con il Titolare o altri soggetti terzi, dati di natura professionale ovvero altri elementi caratterizzanti la segnalazione).

Ulteriori dati personali potranno essere acquisiti dal Titolare in sede di istruttoria relativa alla segnalazione ricevuta.

I dati personali sono contenuti nella segnalazione e negli eventuali atti e documenti a questa allegati e possono riferirsi:

• allo stesso interessato (segnalante) che presenta la segnalazione;
• al segnalato, persona fisica cui si ascrive il presunto comportamento illecito oggetto della segnalazione e/o ulteriori persone fisiche comunque menzionate nella segnalazione o delle quali si possa evincere l’identità;
• ad altri soggetti quali il “facilitatore”, ossia la persona fisica, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo, che assiste il segnalante.

Le basi giuridiche del trattamento, per le finalità sopra indicate, sono rappresentate:

1. per i dati personali comuni, dall'art. 6, par. 1, lett. c) ed e), ovvero l'adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento;
2. per i dati particolari, dall'art. 9, par. 2, lett. f) del GDPR;
3. per eventuali dati relativi a condotte illecite rilevanti o potenziali reati oggetto di segnalazione, dall’art. 10 del GDPR, nonché dall'art. 2-octies, comma 3, lett. a) o lett. e), del D.Lgs. n. 196/2003;
4. dal consenso espresso del segnalante, esclusivamente ai fini della conoscibilità della segnalazione ove la stessa sia necessaria alla difesa dell'incolpato, anche nel procedimento disciplinare (art. 12, commi 2 e 5 del D.Lgs. n. 24/2023). I dati personali, inoltre, potranno essere comunicati ai soggetti segnalati, solo in caso di consenso espresso

I dati personali contenuti nella segnalazione di illecito e quelli eventualmente raccolti nell'ambito del relativo procedimento sono trattati nel rispetto del principio di minimizzazione e con il solo scopo di gestire la segnalazione e fornire un riscontro come previsto dalla legge.

3. SOGGETTI AUTORIZZATI A TRATTARE I DATI E MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

Il trattamento dei dati personali e delle informazioni fornite dal segnalante da parte del Titolare sarà effettuato dal Responsabile della Prevenzione della Corruzione e Trasparenza (RPCT) coadiuvato dall'Organismo di Vigilanza nella gestione delle segnalazioni, e se del caso, da personale competente a supporto del RPCT appositamente autorizzato.

La società DigitalPA srl, quale gestore informatico della Piattaforma per la raccolta delle segnalazioni, è nominata Responsabile del trattamento dei dati ai sensi dell’art. 28 del GDPR.

4. COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE DEI DATI

Oltre a quanto indicato al precedente punto 5 i dati personali potranno essere comunicati:

• ai soggetti segnalati, solo in caso di consenso espresso del segnalante, nelle ipotesi previste dal D.Lgs. n. 24/2023. In particolare, nell’ambito dei procedimenti disciplinari, l’identità del segnalante potrà essere rivelata laddove concorrano, insieme, i seguenti tre presupposti:

(i) che la contestazione si fondi, in tutto o in parte, sulla segnalazione; (ii) che la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato e che; (iii) il segnalante abbia espresso un apposito consenso alla rivelazione della propria identità.

• all'Autorità Giudiziaria, amministrativa o ad altro soggetto pubblico legittimato a richiederli nei casi previsti esplicitamente dalla legge che operano quali titolari autonomi del trattamento.

In aggiunta, e sempre nel rispetto delle disposizioni previste dal D. Lgs. n. 24/2023, i dati personali potranno essere trattati da soggetti che, ove appartenenti all’organizzazione del Titolare, operano in qualità di autorizzati al trattamento, appositamente nominati ed istruiti dal Titolare al fine di assicurare la massima riservatezza e tutela dei dati trattati; ove esterni all’organizzazione del Titolare, essi operano in qualità di Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR.

Per espressa previsione di legge la segnalazione è sottratta all’accesso agli atti amministrativi e al diritto di accesso civico generalizzato (art. 12, comma 8, del D.Lgs. n. 24/2023).

Non viene effettuata alcuna diffusione di dati personali.

5. PERIODO DI CONSERVAZIONE

I dati personali trattati nell’ambito della gestione della segnalazione vengono conservati per il tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità previste, e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione.

Nel caso di contenzioso o di segnalazione all’Autorità giudiziaria, ad ANAC, il trattamento potrà essere protratto anche oltre i termini sopra indicati, fino al termine di decadenza di eventuali ricorsi e fino alla scadenza dei termini di prescrizione per l’esercizio dei diritti e/o per l’adempimento di altri obblighi di legge.

6. DIRITTI DELL’INTERESSATO

Gli interessati hanno il diritto di ottenere dal Titolare del trattamento, nei casi previsti, l'accesso ai propri dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che li riguarda o di opporsi al trattamento (artt. 15 -22 del GDPR).

Per quanto riguarda gli interessati diversi dal segnalante si fa presente che l’esercizio dei diritti sopra indicati può essere limitato ai sensi dell’art. 2-undecies, comma 1, lett. f), del D.Lgs. n. 196/2003, qualora dall'esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla tutela della riservatezza dell'identità del segnalante.

Gli interessati che ritengono che il trattamento dei dati personali a loro riferiti effettuato avvenga in violazione di quanto previsto dalla normativa applicabile, hanno il diritto di proporre reclamo, come previsto dall'art. 77 del GDPR https://www.garanteprivacy.it.

7. MODIFICHE ALLA PRESENTE INFORMATIVA

La presente Informativa può subire variazioni, si consiglia quindi di controllare la sezione privacy presente al link https://iconto.infocamere.segnalazioni.net/privacy per prendere visione degli aggiornamenti apportati.

La presente informativa è stata aggiornata alla data del 16 ottobre 2023.