WHISTLEBLOWING PROCEDURA - SEGNALAZIONE DI CONDOTTE ILLECITE AVVENUTE NEL CONTESTO LAVORATIVO DI ICONTO
Premessa
Nella presente pagina sono descritte le modalità con cui può essere effettuata la segnalazione di un illecito da colui che abbia acquisito le informazioni sulla violazione nell’ambito del contesto lavorativo di ICONTO. La disciplina del c.d. Whistleblowing attua le disposizioni di cui al Decreto Legislativo n. 24/2023.
Soggetti che possono effettuare la segnalazione
La segnalazione può essere trasmessa dai seguenti soggetti:
− dipendenti di ICONTO;
− lavoratori autonomi che prestano la propria attività a favore di ICONTO;
− dipendenti e collaboratori di soggetti a cui è affidata da ICONTO la realizzazione di opere o la fornitura di beni e servizi:
− liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività a favore di ICONTO;
− volontari e tirocinanti, retribuiti e non, che prestano la propria attività a favore di ICONTO;
− rappresentanti dei soci, amministratori, direttori, componenti del collegio sindacale di ICONTO.
Ne deriva che il presupposto per effettuare una segnalazione risiede nell’esistenza di una relazione qualificata tra il segnalante e l’ente, nel quale il primo opera in virtù di attività lavorative o professionali, presenti o anche passate.
Può infatti effettuare la segnalazione anche il soggetto che acquisisca le informazioni sulla violazione nell’ambito del processo di selezione o in altre fasi precontrattuali, durante il periodo di prova o successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.
Principali riferimenti normativi
Il decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 (c.d. “Decreto Whistleblowing”) recepisce in Italia la Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione. Il decreto è entrato in vigore il 30 marzo 2023 e le disposizioni ivi previste sono efficaci dal 15 luglio 2023 e si applica anche alle società in house, come ICONTO.
In attuazione del Decreto Whistleblowing, l'Autorità nazionale anticorruzione (A.N.AC.) ha adottato apposite Linee Guida relative alle procedure per la presentazione e la gestione delle segnalazioni esterne. Tali Linee Guida sono volte a dare indicazioni per la presentazione ad ANAC delle segnalazioni esterne e per la relativa gestione, come previsto dall'art. 10 del d.lgs. n. 24/2023, e al contempo forniscono indicazioni e princìpi di cui gli enti pubblici e privati possono tener conto per i propri canali e modelli organizzativi interni, su cui ANAC si riserva di adottare successivi atti di indirizzo.
Piattaforma informatica
ICONTO adotta una piattaforma informatica per la gestione delle segnalazioni di whistleblowing tramite canale interno che, in linea con le disposizioni del Decreto sopra citato e delle linee guida dell'ANAC in materia, permette di gestire le comunicazioni pervenute da parte del whistleblower garantendo, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell'identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione, in conformità al Regolamento UE n. 679/2016 2016/679 sulla protezione dei dati personali “GDPR”.
La piattaforma consente al R.P.C.T., coadiuvato per quanto di rispettiva competenza dall'Organismo di Vigilanza (“OdV”), di interloquire con il soggetto segnalante e di rendicontare lo stato di avanzamento dell'istruttoria, se avviata, nel rispetto di quanto indicato dalle Linee guida A.N.AC. in materia e della normativa vigente e di fornire riscontro al segnalante.
- Accesso al sistema
Le segnalazioni possono essere inviate attraverso l'apposita piattaforma in forma scritta o in forma orale (la piattaforma consente anche l'invio di messaggi vocali).
L’accesso al Sistema di whistlebowing è consentito sia agli utenti registrati che agli utenti non registrati (anonimi), mediante il seguente indirizzo:
https://iconto-infocamere.segnalazioni.net
- Oggetto della segnalazione
Possono essere segnalate le violazioni di disposizioni normative nazionali o dell'Unione europea che ledono l'integrità di ICONTO, di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nell'ambito del contesto lavorativo.
Si considerano violazioni:
- gli illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
- le condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. 231/2001 e/o
- le violazioni del modello organizzativo adottato da ICONTO.
Per l’elencazione puntuale delle violazioni oggetto di segnalazione, si rimanda all'articolo 2, comma 1, lettera a) del d.lgs. 24/2023.
Possono essere oggetto di segnalazione anche quegli elementi che riguardano condotte volte ad occultare le violazioni. Si pensi, ad esempio, all'occultamento o alla distruzione di prove circa la commissione della violazione.
- Contenuto delle segnalazioni
Il whistleblower deve fornire tutti gli elementi utili a consentire al R.P.C.T. di procedere alle necessarie verifiche ed agli accertamenti in merito alla fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione.
Il segnalante fornisce informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse.
Per quanto possibile, nella segnalazione – che deve essere il più possibile circostanziata - debbono risultare chiare:
- le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
- la descrizione del fatto;
- le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.
È utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l'indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti. Ove quanto segnalato non sia adeguatamente circostanziato, il RPCT può chiedere elementi integrativi al segnalante tramite il canale a ciò dedicato.
Nei casi di segnalazioni anonime, se la persona segnalante è stata successivamente identificata e ha subito ritorsioni si applicano le misure di protezione per le ritorsioni.
Gestione della segnalazione e tutela della riservatezza
La gestione e la verifica sulla fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione sono affidate al R.P.C.T., coadiuvato dall’’OdV, che vi provvedono nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del segnalante.
Ove necessario, detti soggetti possono acquisire atti e documenti da altri uffici di ICONTO, avvalersi del loro supporto, coinvolgere terze persone tramite audizioni e altre richieste, avendo sempre cura che non sia compromessa la tutela della riservatezza del segnalante e del segnalato.
Forme di tutela del whistleblower e divieto di discriminazione
L'identità del whisteblower viene protetta in ogni fase della segnalazione, a partire dalla registrazione e comunicazione fino all'istruttoria e gestione conclusiva della segnalazione.
Nel solo caso di procedimento disciplinare che dovesse derivare in seguito ad una segnalazione, l'identità del segnalante potrà essere rivelata a chi irroga la sanzione disciplinare e al destinatario della stessa, esclusivamente in presenza dei seguenti presupposti: 1) consenso espresso del segnalante; 2) qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione stessa e la conoscenza dell'identità sia assolutamente indispensabile per la difesa del destinatario della sanzione disciplinare.
Nei confronti del segnalante non è consentita, conformemente alla normativa vigente, alcuna forma di ritorsione definita come “qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all'autorità giudiziaria o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto”.
Si tratta, quindi, di una definizione ampia del concetto di ritorsione che può consistere sia in atti o provvedimenti che in comportamenti od omissioni che si verificano nel contesto lavorativo e che arrecano pregiudizio ai soggetti tutelati. La ritorsione può essere anche “solo tentata o minacciata”.
Responsabilità del segnalante
Fatte salve le specifiche limitazioni di responsabilità previste dalla normativa vigente, la protezione prevista in caso di ritorsioni non trova applicazione – in analogia alla precedente disciplina - in caso di accertamento con sentenza, anche non definitiva di primo grado nei confronti del segnalante, della responsabilità penale per i reati di calunnia o diffamazione o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia, ovvero della responsabilità civile, per aver riferito informazioni false riportate intenzionalmente con dolo o colpa.
Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della presente procedura, quali le segnalazioni effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell'istituto oggetto della presente.
La segnalazione riguarda esclusivamente condotte illecite e non potrà pertanto essere utilizzata per altre rimostranze di carattere personale che attengono alla disciplina del rapporto personale di lavoro.
Sottrazione al diritto di accesso
La segnalazione è sottratta al diritto di accesso previsto dagli artt. 22 e seguenti della legge 241/1990 e successive modifiche ed integrazioni. La segnalazione è sottratta inoltre all'accesso civico generalizzato di cui all'articolo 5 comma 2 del d.lgs. 33/2013. In generale, dunque, la segnalazione non può essere oggetto di visione né di estrazione di copia da parte di richiedenti, ricadendo nell'ambito delle ipotesi di esclusione di cui all'art. 24, c. 1, lett. a), L. 241/1990.
I diritti di cui dagli articoli da 15 a 22 del Regolamento 2016/679/UE in materia di protezione dei dati personali possono essere esercitati nei limiti di cui all'articolo 2 undecies del d.lgs. 196/03 (Codice della privacy).
